Workflow: O que é, Quais os Benefícios e Como Implementar na sua Empresa

Como já é sabido, a capacidade de uma empresa fazer mais em menos tempo é um dos recursos mais importante para o seu sucesso. Porém, quando se trata da gestão das equipes de uma empresa, é muito comum, em alguns momentos, detectar uma queda na produtividade dessas equipes devido a possíveis sobrecargas de trabalho e/ou perca do foco.

Por isso, para evitar que este tipo de problema aconteça ou para solucioná-lo caso já exista na empresa, o ideal é criar um workflow, ou seja, um fluxo de trabalho. Por meio do workflow será possível definir a maneira como o trabalho precisa ser realizado nos diversos setores de uma empresa.

Neste artigo, você vai entender o que é, quais as etapas para se criar um workflow e quais os benefícios de implementá-lo no seu negócio.

O que é workflow?

Workflow, ou fluxo de trabalho em livre tradução, nada mais é do que um fluxograma elaborado pela empresa antes de iniciar a produção de um determinado projeto.

O workflow tem como principal objetivo aumentar a eficiência dos processos internos da empresa, melhorando toda a cadeia produtiva. Dessa, forma é possível evitar dispêndios de recursos humanos e financeiros.

Assim como ele pode ser focado nos processos internos de uma empresa, também pode ser utilizado para um projeto específico como o lançamento de um novo produto/serviço.

O workflow precisa ser entendido como uma sequência de atividades de caráter decisivo para o sucesso de um projeto ou ação de uma empresa. Ou seja, ele é extremamente importante para o efetividade de um planejamento estratégico.

Como fazer um workflow?

É evidente que a criação de um workflow pode trazer diversos benefícios para as empresas. No entanto, antes de falarmos acerca desses benefícios, vamos focar em como podemos criar/fazer um workflow na prática.

Vamos então aos passos para fazer um workflow:

1º Passo – Documentar os recursos internos

O primeiro passo para de fato começar a criar um workflow é identificar e documentar todos os recursos disponíveis na sua empresa: técnicos, financeiros e humanos. Também é fundamental analisar os atuais processos internos da empresa.

Ao realizar uma boa análise interna, você poderá descobrir quais são os gargalos, perdas, atrasos e outras pendências a solucionar. Além disso, terá conhecimento de quantos workflows são necessários para suprir a demanda das equipes.

2º Passo – Compartilhar as informações com a equipe

O segundo para elaborar um workflow é criar uma cultura de transparência dentro da organização. Infelizmente, em algumas empresas, os colaboradores não compartilham informações de seus setores uns com os outros e é somente em empresas onde existe uma gestão realizada de forma colaborativa que a elaboração de um workflow será de fato efetiva. Além do mais, os problemas de uma empresa inteira ou de uma equipe não serão resolvidos por uma única pessoa e sim em conjunto.

3º Passo – Capacitar e desenvolver a equipe

O terceiro passo para elaborar um workflow é capacitar e desenvolver a equipe para que a automação das etapas e dos processos sejam feitas de uma forma gradual e sem estresse.

É inútil desempenhar força para trazer inovação dos processos para a empresa e ignorar a necessidade de capacitar a equipe para se adequar a nova forma de funcionamento da empresa. Isso porque são os colaboradores os responsáveis pelo resultado final da operação. Portanto, é muito importante eles entenderem o sistema.

Por isso, busque esclarecer para todos os colaboradores que o objetivo de criar o workflow é apenas melhorar o fluxo e a dinâmica do trabalho que já é realizado. E não uma maneira de pressioná-los por mais resultados.

Foque sua comunicação em palavras-chave como organização, eficiência e reconhecimento. Nessa etapa, exigirá você perceberá que a exigência será mais sobre liderar com eficiência do que sobre utilizar competências técnicas.

4º Passo – Projeto

Após ter realizado todos os passos anteriores, torna-se possível para a empresa montar um projeto de como criar um workflow descrevendo linearmente qual o objetivo do trabalho, as etapas e os recursos.

Para fazer workflow do projeto efetivamente, você deverá realizar quatro ações, sendo elas:

1 - Definir o início: assim como para todo projeto existe um início, para o workflow não é diferente. Por isso, é importante definir qual será o início para cada workflow. Por exemplo, o início de workflow de atendimento ao cliente por ser a entrada de um novo cliente. Quando se define um início, o processo fica fácil de ser acompanhado e documentado.

2 - Definir os responsáveis: defina quem serão os responsáveis por acompanhar e garantir que as etapas do workflow estão sendo cumpridas e fluindo como o planejado.

3 - Definir as tarefas e os prazos: Liste todas as tarefas, ações e possíveis desvios que competem àquele processo. Planeje todas as etapas conectando os processos e colaboradores responsáveis por cada ação.

4 - Definir o final: Assim como você definiu o início, também é necessário definir qual ação determinará o final do workflow. Por exemplo: a publicação de um artigo ou o envio de uma nota fiscal.

3 benefícios de criar Workflow

Talvez você ainda não esteja convencido da eficiência de se criar um fluxo de trabalho para a sua empresa. Por isso, eu separei 3 motivos pelos quais você deveria criar workflows para para a sua empresa agora mesmo.

Confira a seguir:

1 – Aumenta a produtividade e a entrega da equipe

Você já teve a sensação de que alguns processos da empresa ficam empacados e que a todo momento sua equipe vive apagando incêndios? Ao criar um fluxo do trabalho, é possível identificar gargalos nos processos e dessa forma organizá-los de forma melhorar a rotina do trabalho em sua equipe.

Com o workflow, você e toda a sua equipe têm caminho livre para alcançar uma alta produtividade para entregar tudo no prazo ou até mesmo antes do prazo. Ou seja, equipe produtiva melhores resultados para a empresa.

2 – Reduz custos e desperdícios de trabalho

Ter uma fluxo de trabalho também “alivia o seu bolso” e melhora a saúde financeira da sua empresa.

Como o workflow traz para a empresa procedimentos que visam aumentar a produtividade da empresa por meio da melhoria dos processos internos e da rotina de trabalho, ele identifica o que realmente funciona e gera resultado. Ou seja, você não gastará recursos humanos e financeiros em trabalhos ou atividades que não produzem retorno para a empresa. Dessa forma você reduz seus custos.

3 – Melhora na comunicação interna

Como a capacidade dos colaboradores de produzirem resultados de forma isolada é muito limitada, é necessário criar equipes. Porém, se a comunicação for ineficaz, os resultados continuar-se-ão os mesmo de uma operação de uma só pessoa.

Com o workflow, todos os procedimentos ficam claros e a comunicação interna entre a equipe é feita de forma assertiva.

O melhor é que não é somente entre a equipe que a comunicação melhora, mas entre as equipes da empresa, o que é essencial para o bom funcionamento da organização.

Conclusão

Como sempre digo, não existem receitas de bolo quando se trata da gestão de uma empresa. Porém, ao seguir todos os passos descritos neste artigo, com certeza, você será capaz de elaborar um workflow para a sua empresa.

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Por Antônio Júnior, Especialista em Gestão Estratégica de Negócios e Master Trainer.