6 Passos Simples para Começar no Home Office

Diferente do que algumas pessoas imaginam, a tecnologia trouxe impactos positivos para todas as áreas.

A velocidade em como as coisas são feitas com certeza é um desses impactos. Se antes você queria comer a comida de um restaurante, você iria até ao local onde fica o restaurante. Se precisava pagar um boleto, ia até ao banco mais próximo.

Porém, hoje, essas e outras atividades podem ser feitas do conforto de casa, com uma simples ligação ou por meio de alguns cliques em seu smartphone.

Além disso, o avanço da tecnologia também trouxe mudanças para a forma de se trabalhar. Hoje uma pessoa consegue trabalhar direto de casa, ou como podemos chamar: trabalho Home Office.

Se você deseja empreender de forma digital ou, se por algum motivo, precisou migrar para essa modalidade de trabalho, você veio ao lugar certo. Separamos para você 6 passos para te ajudar a iniciar nesta modalidade de trabalho da melhor forma possível. Vamos lá?!

1º Passo - Classifique seu Estágio

Existem estágios diferentes em que você possa estar nesse exato momento.

Esses estágios podem ir de alguém que não tem nenhum conhecimento prévio (como por exemplo operar um computador) até alguém que sempre teve familiaridade com um computador.

Outro detalhe importante é que existem diferentes perfis de pessoas (você já deve saber) e esses diferentes perfis se comportam de diferentes maneiras.

Segundo o psicólogo Dr. William Moulton Marston, criador da teoria DISC, existem 4 tipos de perfis comportamentais, sendo eles o perfil de Dominância, Influência, Estabilidade e Conformidade.

Basicamente, as características de cada perfil comportamental são as seguintes:

Dominante: as pessoas com o perfil dominante são mais focadas em resultados, são decididas e ótimas executoras.

Influentes: as pessoas com o perfil influente são mais emotivas, muito comunicativas e extrovertidas.

Estáveis: as que têm perfil estável são conhecidas por serem mais quietas e introvertidas.

Analiticos: como o próprio nome já diz, a pessoa de perfil analitico é mais organizada e bastante exigente em relação ao nível de qualidade das coisas a sua volta.

Não acredito que exista um perfil perfeito. Todos são excelentes. O intuito aqui é convidar você a entender a importância do autoconhecimento, a importância de entender como o ser humano pensa, age e se comunica. Ele (o autoconhecimento), verdadeiramente, proporciona à pessoa um salto de performance em todas as áreas da vida (pessoal, profissional, qualidade de vida, relacionamento, dentre outras áreas).

Entender como você pensa, age e se comunica fará com que as coisas aconteçam de forma mais eficaz e para que, desta maneira, você consiga focar nos comportamentos e habilidades que trarão maiores resultados a você.

Por isso, reflita sobre a importância da autoavaliação para entender o quanto será necessário se esforçar e em quais áreas especificamente se dedicar mais, conforme suas prioridades no momento em que vive.

2º Passo - Escolha o melhor Ambiente

A escolha do ambiente onde você irá montar seu Home Office é super importante para que tudo funcione bem. Para realizar esta escolha, você precisa observar 3 (três) fatores importantes:

Primeiro - Fale com seus familiares:

Neste momento, é necessário bastante paciência. Fale com seus familiares, explique que estar em casa não significa que está disponível a todo momento.

Explique quais são os seus horários e busque o comprometimento da parte deles para te ajudar. Mostre a eles a verdadeira importância de respeitar seus horários.

Segundo - Escolha o local menos movimentado da casa:

Depois de ter falado com as pessoas que moram junto a você, é importante também que você escolha um local da casa que tenha pouca circulação de pessoas.

Se você decide colocar o Home Office na sala, além de você atrapalhar as pessoas por exemplo a assistirem à televisão ou a se interagirem, você também terá dificuldades de se concentrar.

Opte por escolher um quarto desocupado que talvez é usado para visitas ou para o cantinho da bagunça (risos). 

Caso não seja possível, adapte à sua maneira. Tenha e trabalhe flexibilidade. O importante neste momento é começar.

Terceiro - Blinde seu ambiente:

Mesmo depois de ter escolhido um ótimo local na sua casa e já ter conversado com seus familiares, será necessário que você blinde o seu ambiente.

Existem pessoas que acabam se distraindo com grande facilidade por conta de barulhos. Como você trabalhará em casa, dependendo do local onde você morar, ouvirá barulhos de carros buzinando, vizinhos ouvindo som alto, e o som da televisão na sala (caso tenha montado o home office no quarto). Portanto, trabalhe na blindagem do ambiente escolhido.

Para facilitar a tarefa de blindar o ambiente, uma dica é usar fones de ouvido. Existem vários modelos, tipos e gostos. A sugestão é buscar o estilo concha.

É importante que o uso do fone de ouvido seja feito sempre respeitando o volume ideal e o tempo máximo de utilização informado no manual do fone de ouvido.

Adotar os cuidados na utilização de um fone de ouvido evitará futuros problemas de audição.

Dica extra: Para potencializar a qualidade do seu trabalho, indicamos a você esta playlist da The Piano Guys.

3º Passo - Escolha os Equipamentos Corretos

A escolha do equipamento correto para a sua atividade fará total diferença.

Se você, por exemplo, trabalhar com edição de vídeos, perceberá que em seu computador deverá ter no mínimo 8GB de Memória RAM para conseguir realizar seus trabalhos. Vai proporcionar agilidade e “evitar fadigas, stress e desgastes emocionais”. Portanto, a sugestão é consultar um bom técnico de informática para verificar as especificações necessárias para o computador ter um bom desempenho na execução das tarefas diárias.

Além de pensar nos equipamentos operacionais como o computador, mouse e etc., é preciso pensar na sua saúde.

Se você pretende aposentar-se rápido sem ter dores nas costas, a escolha de uma cadeira confortável é essencial. Não tenha medo de investir neste quesito, pois é algo que você literalmente pode “sentir na pele”.

4º Passo - Crie novos hábitos

Você não terá um “chefe” para te ligar caso você não vá ao trabalho. Então, terá que desenvolver novos hábitos por meio de muita disciplina. Mas calma! Apenas comece, se observe e vá se ajustando conforme as necessidades, mas sempre com o foco no desenvolvimento da autodisciplina.

Entre os muitos hábitos que você deverá desenvolver, saber planejar seus horários com certeza é um dos mais essenciais para que seu trabalho no Home Office seja verdadeiramente produtivo. 

Ter horário para começar e terminar a jornada de trabalho não só é um meio de você vigiar a si mesmo como também é ótimo para evitar exageros.

No que se tange a vigiar a si mesmo, referimos-nos à tentação de procrastinar a entrega de algumas tarefas por você poder realizar depois do horário de término da sua jornada de trabalho, já que você está em casa.

Se você já tiver um horário determinado para parar com as atividades, você se dedicará a utilizar o máximo do tempo disponível. Esse comportamento, consequentemente, aumentará significativamente sua produtividade.

Agora, no que se refere a evitar exageros, não queremos fazer nenhuma apologia ao “corpo mole”, porém, é preciso estar de olho nos excessos de atividades dentro de uma janela de tempo.

Nos primeiros meses de trabalho Home Office, observe como é a sua carga de trabalho, se ela segue em uma constante ou se é variável. Foco na auto observação.

Por exemplo, se na segunda-feira existe uma intensidade alta de tarefas para realizar que faz com que você utilize 100% do seu tempo e, na quarta-feira, uma intensidade menor que faz com que você utilize apenas apenas 50% do seu tempo (ou seja, você faz tudo o que precisa com metade da sua jornada de trabalho), você pode realocar algumas atividade para a quarta-feira, se possível for, balanceando, desta forma, as tarefas de uma semana.

Não existe uma receita de bolo pronta. A sugestão é buscar por padrões dia a dia. Entender em qual cenário você se encontra e fazer as melhores escolhas considerando o momento atual e as prioridades do momento.

Outros hábitos que você pode buscar estabelecer é o de começar o seu dia pelas tarefas mais importantes e utilizar uma agenda, seja ela uma agenda física ou seja ela digital.

5º Passo - Organize-se

Tudo funciona melhor com organização. E uma das melhores ferramentas para isso com certeza é a metodologia 5s.

A metodologia 5s divide-se em 5 sensos sendo eles o Senso de Utilização, Senso de Organização, Senso de Limpeza, Senso de Saúde ou Padronização e Senso de Autodisciplina.

Entenda como funciona a aplicação da metodologia 5s nas Empresas.

Como basicamente o foco desta metodologia é simplificar as rotinas e aumentar a produtividade no trabalho, ela facilmente pode ser aplicada em seu contexto de trabalho Home Office.

Se dos 5 Sensos, você aplicar apenas os 3 (três) primeiros você já verá resultados satisfatórios na produtividade do seu trabalho Home Office.

Aplicando os 3s no Home Office:

(1) Senso de Utilização: Tenha em seu espaço de trabalho Home Office todas as ferramentas que serão necessárias e elimine tudo o que não é necessário. Ou seja, elimine de uma vez por todas as coisas que possam te distrair e fazer com que você perca tempo organizando o que deveria estar em outro local.

(2) Senso de Organização: Organize tudo. E isso vale para o ambiente virtual também.

Você consegue encontrar as informações que precisa de forma rápida ou você salva todos os downloads na área de trabalho do seu computador?

A organização digital, agora, se faz também necessária se você deseja ser realmente produtivo no seu ambiente de trabalho Home Office.

(3) Senso de Limpeza: por estar em casa, você pode alimentar aquele pensamento de “depois eu limpo isso”. Esse é um grande perigo.

Uma frase muito expressiva da metodologia 5s quando se fala em limpeza é a sentença “não sujar é melhor do que limpar.”

Evite comer qualquer tipo de alimento na sua mesa de trabalho, seja um almoço ou até mesmo um lanchinho.

Escolha um dia da semana para limpar o seu ambiente de trabalho Home Office.

6º Passo - Saiba gerenciar o seu Tempo

Independentemente do contexto, acreditamos que saber gerir o tempo é uma das características mais importantes para o profissional do futuro.

Podemos observar o quanto a tecnologia tem avançado e os impactos que ela tem proporcionado a todos. A maneira como as coisas eram feitas antigamente são diferentes de como as coisas são feitas hoje. E a forma como as coisas são feitas hoje será diferente de como serão realizadas no futuro. Estamos em constante processo evolutivo. Então, adaptar-se é preciso.

Toda essa bagagem de informações é o que força os profissionais a se desenvolverem e a aprenderem constantemente.

Nesse momento de “avalanche de informações” (e a tendência é aumentar a cada momento), aprender algo desconhecido torna-se impossível sem a gestão do tempo, principalmente porque as pessoas continuam exercendo seus papéis profissionais.

Além disso, não podemos nos esquecer que essas pessoas também são pais e mães, maridos e esposas, filhos e filhas, elas continuam sendo seres humanos e para tudo isso é necessário equilíbrio.

Técnicas de gestão do tempo proporcionam ferramentas suficientes para que o profissional continue se desenvolvendo e, ao mesmo tempo, tendo qualidade de vida acima da média em todas as áreas de sua vida.

Então, com certeza, saber gerenciar o tempo é um dos passos mais importantes para as pessoas que irão começar no trabalho Home Office.

Considerações

Você pode encontrar muitas informações sobre como começar o trabalho Home Office fazendo uma simples pesquisa no Google. Porém, ter conhecimento do que é preciso não resolve seus problemas. É necessário, após esta leitura, pegar caneta, papel e desenhar a rota (dia e horário) de início da implementação dos passos sugeridos. Se possível, sugiro fortemente, comece agora mesmo.

O que determina o seu sucesso ou fracasso é a sua determinação para fazer o que é preciso e sua resiliência para ajustar o trajeto sempre que necessário.  

Por Antônio Júnior, Especialista em Gestão Estratégica de Negócios e Master Trainer.