07 Passos Simples para fazer uma Gestão do Tempo Eficaz

Provavelmente você já perdeu as contas de quantas foram as vezes em que você pensou que seu dia precisava ter mais de 24 horas para conseguir fazer tudo o que precisa. Mas será mesmo que se o seu dia tivesse mais de 24 horas você conseguiria dar conta de tudo? Infelizmente, eu posso afirmar que não!

Na realidade, o tempo que temos é o suficiente para cumprir todos os compromissos que temos. O que muitas das vezes nos falta é saber como fazer uma gestão eficaz do nosso tempo.

Pensando nisso, listei dentro deste artigo 07 (sete) dicas testadas e comprovadas por inúmeras pessoas de sucesso para que você consiga fazer uma gestão do tempo eficaz. Vamos lá?

O que é e qual o conceito de gestão do tempo

É muito importante que você compreenda de fato qual o conceito de gestão do tempo.

A gestão do tempo nada mais é do que o processo sistemático de organização e divisão do seu tempo entre todas as tarefas e atividades que devem ser executadas. Em outras palavras, a gestão do tempo auxilia você a organizar seu tempo, distribuindo-o entre as tarefas que você precisa concluir.

Pode parecer simples, e não discordo de que seja, mas para algumas pessoas realizar a gestão do tempo pode vir a ser um “bicho de sete cabeças”, principalmente porque para realizar uma gestão do tempo eficaz é necessário bastante foco e disciplina.

Na gestão do tempo, sem foco e disciplina, é muito comum encontrar pessoas que estão sempre ocupadas (o que não é sinal de produtividade), mas que nunca conseguem concluir o planejado. Trabalham o dia todo e não conseguem terminar todas as ações do dia. Neste caso, por mais que estas pessoas achem que estão gerindo bem o tempo, isso é uma ilusão.

Quais são os benefícios de gerenciar melhor o tempo

Somente a premissa de poder realizar tudo o que você planejou e programou para o seu dia já seria argumento mais que validado para este tópico do texto (risos). No entanto, existem outros benefícios advindos de uma gestão do tempo que preciso te contar.

Confira abaixo alguns dos principais benefícios da gestão do tempo eficaz:

1 - Menos estresse: vamos concordar. Ninguém gosta de “apagar incêndios” todos os dias. A gestão do tempo possibilita estar alinhado à sua rotina e reduz consideravelmente seu nível de estresse.

2 - Maior produtividade: evidentemente que a gestão do tempo executada de forma eficaz traz maior produtividade tanto para a vida pessoal quanto para a profissional. A gestão do tempo otimiza os recursos a fim de fazer mais com menos.

3 - Menos esforço: depois de adaptado(a) a utilizar a gestão do tempo de forma eficaz, é claramente perceptível como os esforços no dia a dia diminuem, o que só é possível devido ao controle adquirido por meio da gestão do tempo.

4 - Mais oportunidades: gestão do tempo não se trata apenas de fazer mais com menos. Mas sim em fazer o seu melhor em menos tempo. Quando se organiza o tempo, é possível aproveitar os tempos livres para aprimorar suas habilidades e competências o que, consequentemente, gera mais oportunidades.

07 passos testados e comprovados para fazer uma gestão do tempo eficaz

1 - Estabeleça um Objetivo

Se você verdadeiramente deseja saber como fazer uma gestão do tempo eficaz, apenas dizer que quer ter mais tempo não será o suficiente. Você precisará definir um objetivo alcançável.

Quando se tem uma meta definida, você consegue direcionar todos os seus pensamentos para aquele objetivo e assim consegue organizar e planejar seu tempo com mais assertividade.

No entanto, algumas pessoas erram nesse ponto, principalmente porque elas definem metas surreais e muito distantes da sua realidade. Antes de traçar uma rota de melhoria, é preciso primeiramente saber onde se está.

Um dica aqui, é utilizar o modelo de definição de metas SMART.

2 - Faça uma lista das suas tarefas na semana

A maioria das pessoas não tem o costume de anotar ou planejar aquilo que precisam fazer. Como já era esperado, elas esquecem de fazer o que tinha que ser feito.

Por isso, é importante que você faça uma lista de todas as suas tarefas na semana e organize-as em uma folha de papel ou em uma nota no seu celular.

Além do esquecimento, outro fator interessante que pode ser evitado ao listar todas as tarefas da semana é que, se você não tira a informação da sua cabeça, quando estiver realizando alguma tarefa, você sempre ficará pensando naquilo que precisa fazer e assim nunca estará inteiramente focado.

3 - Priorize aquilo que é urgente

Considerando que a partir de agora você tem um objetivo definido e uma lista semanal das suas tarefas e compromissos, fica muito mais fácil visualizar quais tarefas são de fato importantes e merecem sua atenção e quais não são.

Sabendo quais tarefas são importantes, você pode organizá-las de forma a realizar as mais importantes primeiro a fim de evitar que elas se tornem tarefas urgentes.

4 - Utilize uma agenda

Depois de ter listado todas as suas tarefas da semana e de ter as classificado por grau de prioridade, chega a hora de organizá-las em uma agenda.

Se antes era necessário que você fosse a uma papelaria para comprar uma agenda, hoje isso mudou. Na maioria dos smartphones, é possível colocar aplicativos de agenda com vários layout diferentes. Fica a sua escolha optar por uma agenda física ou uma agenda digital.

No caso da agenda digital você pode utilizar a Agenda Google.

5 - Evite a procrastinação

A vontade de procrastinar é algo inerente ao ser humano. Por isso, é necessário, como eu disse no início do artigo, ter bastante foco e disciplina.

Todos os outros passos podem ser realizados com maestria por qualquer pessoa que realmente queira começar a gerir melhor seu tempo. No entanto, a procrastinação pode fazer com que tudo vá por água abaixo.

A dica aqui é buscar sempre se lembrar do porque determinada atividade é importante para você e como não realizá-la pode impactar negativamente seus resultados.

6 - Aprenda a dizer NÃO

É inevitável que tarefas e atividades não planejadas por você acabem surgindo. Entretanto, é preciso que você possua discernimento para entender o quão sobrecarregado está e para, se necessário, dizer “não”.

Ao contrário do que se imagina, é possível fazer isso sem ter que agir de forma cruel ou grosseira. Explique e esclareça os motivos pelos quais não poderá realizar determinada tarefa para alguém.

7 - Faça Pausas

Não “morra de trabalhar” a fim de ser mais produtivo até porque se você estiver chegando no seu limite para conseguir entregar resultados, provavelmente você está fazendo da forma errada.

Faça pequenas pausas no dia, caminhe um pouco, tome um ar, um copo de água ou um cafezinho, apenas não permita que sua saúde seja afetada.

Conclusão

Não há dúvidas de que saber gerenciar melhor o tempo é a forma mais produtiva de alcançar resultados tanto profissionais quanto pessoais.

Quando a gestão do tempo é realizada de forma eficaz, não é necessário abrir mão da qualidade de vida com a família para ter sucesso na empresa ou vice e versa. É possível alcançar êxito em todas as áreas da vida.

Grave bem todos os passos listados neste artigo e os coloque em prática o mais rápido possível.

Por Antônio Júnior, Especialista em Gestão Estratégica de Negócios e Master Trainer.