07 Práticas Básicas para Aumentar sua Capacidade de Delegar

Se você é um empresário, líder ou gestor, você sabe da importância de saber delegar tarefas às pessoas para potencializar seus resultados. A questão é como fazer para aumentar essa capacidade e delegar com mais assertividade? A resposta é, com certeza, por meio da prática, porém, de boas práticas.

Confira a seguir 07 práticas básicas que farão você aumentar a sua capacidade de delegar tarefas. Vamos lá?

07 Práticas Básicas para Aumentar sua Capacidade de Delegar

1 - Escolher bem quais tarefas delegar

Você, como dono da sua empresa, provavelmente, teve que construir o seu negócio praticamente sozinho, porém, como deve ter percebido, sozinho você pode chegar muito longe, mas com a ajuda de pessoas você pode ir muito mais além.

A primeira prática básica para aumentar a capacidade de delegar é a de escolher bem quais as tarefas você deve terceirizar. Se antes você fazia tudo sozinho, agora você deve abrir mão de algumas tarefas que, na verdade, tomam muito o seu tempo e que não dependem de você diretamente.

O que você precisa se atentar é para não delegar tarefas de poder gerencial, ou seja, que envolva decisões mais complexas acerca da sua empresa. Para que essas decisões possam ser terceirizadas, sua empresa precisa estar com uma “gestão madura”, com processos e etapas muito bem definidos, principalmente em relação à parte estratégica. Por isso, identifique muito bem o impacto de cada tarefa na sua empresa antes de delegar.

2 - Delegar para as pessoas certas

Parece ser óbvio, mas não é. Você precisa delegar as tarefas para as pessoas certas, ou seja, se você precisa que uma tarefa de marketing seja realizada na empresa, você não pode passar para uma pessoa do RH executar. Isso porque quando você fez a contratação dos colaboradores provavelmente você os contratou identificando que as suas habilidades eram fundamentais para o setor em questão.

Por isso, sempre que for delegar uma tarefa, você deve primeiro entender quais são as habilidades necessárias para a execução da tarefa e depois identificar quem possui essas habilidades. Dessa forma, a tarefa com certeza será realizada como o esperado.

3 - Fornecer instruções com clareza

Esse é um ponto culminante quando o assunto é delegar: comunicar de forma eficaz.

A falha na comunicação interna é uma das maiores causas de conflitos e improdutividade nas empresas. Por isso, comunicar com clareza é essencial para aumentar a capacidade de delegar tarefas.

Sempre que você for delegar uma tarefa é importante que você dê uma descrição completa sobre como executá-la e o resultado que se espera dessa execução. Nos casos em que as tarefas tenham subtarefas, é importante que você monte um checklist detalhado sobre as ações que precisam ser feitas para que a tarefa como um todo seja concluída.

Uma dica é fazer a utilização de um software de gestão de projetos, pois ele pode facilitar muito a comunicação, já que você pode colocar checklist deixando tudo muito mais visual para seu liderado e pode usar chat para a equipe tirar dúvidas sobre as tarefas.

4 - Definir prazos de entrega

Quando não é definido um prazo de entrega, automaticamente, essa tarefa será ignorada pelo colaborador, porque, na cabeça dele, essa tarefa não é tão importante.

Por isso, uma ótima prática para delegar tarefas é sempre estabelecer prazos para cada pequena tarefa da empresa. A sua equipe de funcionários precisa estar ciente de que, se os prazos de cada tarefa não forem cumpridos, todo o projeto pode ser afetado criando um efeito “bola de neve”, ou seja, a empresa trava.

Defina prazos de entrega para cada tarefa na empresa, mas lembre-se de verificar se os prazos definidos são alcançáveis.

5 - Definir indicadores de desempenho

Se você deseja realmente aumentar a sua capacidade de delegar tarefas, é primordial definir indicadores de desempenho para acompanhar se as tarefas estão sendo realizadas da forma como o esperado.

Por isso, se você ainda não possui essa prática, crie hoje mesmo indicadores de desempenho para verificar se a qualidade do trabalho realizado está acima da média ou se melhorias precisam ser realizadas quanto aos processos de execução dessas tarefas. 

6 - Acompanhar o progresso do trabalho

Você como o gestor responsável pela delegação da tarefa tem total liberdade para acompanhar o andamento das execuções. É esse acompanhamento por parte do gestor é muito importante justamente para ajudar a todos em dúvidas que possam surgir ou para simplesmente garantir que a tarefa seja entregue no prazo definido.

Agora a questão é: como fazer isso?

Uma prática que utilizo e você pode aplicar é a de pedir ao colaborador para fazer uma relação de quais ações (um passo a passo) são necessárias para que a tarefa seja concretizada. Dessa forma, fica muito mais fácil para você acompanhar o andamento da tarefa. Apenas tome cuidado para não microgerenciar seus funcionários. Lembre-se: acompanhar não é sufocar.

7 - Ensinar novas habilidades

Dependendo do tamanho do seu negócio e do segmento que atua, nem sempre você poderá contratar uma equipe extremamente capacitada. E na minha opinião esse não é um empecilho.

Não ter em sua empresa pessoas com as capacidades necessárias para executar uma determinada tarefa não significa que o trabalho não pode ser delegado. Pelo contrário, a maioria das habilidades pode ser aprendida, principalmente quando se tem colaboradores com disposição e capacidade para aceitar aprender um “trabalho extra”.

Por isso, separe um tempo e ensine aos seus funcionários novas habilidades para que eles se tornem aptos a executar as tarefas necessárias. Mesmo que as primeiras tarefas levem mais tempo para serem executadas, com o tempo, com certeza, eles estarão melhores.

Considerações Finais

Delegar tarefas nem sempre é fácil, e muitas vezes o processo não é claro, porém, quanto antes você começar, mais cedo irá desenvolver a experiência necessária para delegar com assertividade. O importante é você aceitar entrar num ciclo de melhoria contínua e perceberá, dia após dia, uma evolução absurda das suas habilidades.

Gostou desse artigo? Deixe um comentário abaixo e se inscreva em nossa newsletter para receber conteúdos exclusivos.

Por Antônio Júnior, Especialista em Gestão Estratégica de Negócios e Master Trainer.