Um dos maiores desafios das empresa após a contratação de um novo colaborador é promover a integração dele aos processos internos e à cultura organizacional da empresa.

Por isso, investir em boas práticas de onboarding é fundamental.

Com o propósito de auxiliar você a estruturar um onboarding eficiente e eficaz na sua empresa, preparamos este conteúdo com os pontos mais importantes sobre esse processo.

O que é o onboarding de novos funcionários?

Onboarding é uma palavra vinda do inglês que tem o significado de: receber, integrar e promover uma ambientação.

O onboarding é um processo que visa integrar o novo colaborador à equipe, à cultura e à forma de operação da empresa, a fim de garantir a adequação (ambientação) e a retenção desse profissional.

É por meio desta integração que é possível ao colaborador adquirir os conhecimentos, as habilidades e as atitudes necessárias para se tornar parte do time.

O onboarding envolve etapas como orientação, supervisão, acompanhamento e treinamento.

Qual a sua importância?

Muitas organizações ainda ignoram a importância do onboarding de contratados e realizam somente uma apresentação rápida sobre a empresa e a função a ser desempenhada.

Este não é um passo a ser seguido se a empresa deseja verdadeiramente reter os melhores talentos e se sobressair no mercado.

É a partir dos primeiros momentos do colaborador na empresa que será possível para ele ter uma visão de toda a organização e das funções que irá executar.

Por esse motivo, fica evidente que o momento ideal para de fato começar o processo de integração do colaborador é logo após a sua contratação. Esse é o momento em que o profissional está mais motivado e mais engajado em mostrar um bom trabalho, além de estar aberto para receber orientação e se adaptar com maior facilidade.

Após a admissão do profissional, é preciso inseri-lo na rotina da empresa e fazer com que ele se sinta integrado a ela. Isso contribui para um bom clima organizacional e evita o alto índice de turnover. Assim sendo, deve ser uma das grandes preocupações da gestão de RH.

Benefícios do Onboarding

O onboarding é importante por oferecer diversos benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador. A seguir, fique por dentro dos principais.

Retenção de talentos:

Atrair e reter talentos que possuem um alto desempenho é uma das prioridades da empresa, contudo essa não é uma tarefa fácil. É, verdadeiramente, uma atividade desafiadora...

O onboarding permite a construção de uma base sólida para as características intangíveis que diferenciam a cultura da organização. Usar isso para atrair e reter profissionais talentosos é uma excelente alternativa.

Integração com a Equipe:

O Onboarding favorece a integração dos recém-contratados com o restante da equipe. Uma apresentação formal envolvendo todos os membros é uma boa forma de integração, além de incentivar o entrosamento do time e melhorar o clima interno.

Treinamento:

Bons onboardings incluem o panorama geral sobre a empresa e também treinamentos específicos de cada área.

Mesmo que seja uma função que a pessoa desempenha há anos, ela precisa se adequar ao jeito como é feito dentro da empresa.

O momento do onboarding também é para treinar o novo colaborador para que ele cumpra suas demandas da forma que a empresa espera.

Alinhamento de informações e expectativas:

O onboarding educa e expõe aos contratados sobre quais são as medidas organizacionais.

Por isso, esse é o momento de explicar a história da empresa, alinhar a cultura, abordar os comportamentos condizentes a valores, missão e visão da organização, bem como esclarecer as normas, procedimentos e questões administrativas.

Redução do turnover:

O turnover é um indicador usado para apurar qual a taxa média de entrada e saída de funcionários de uma empresa. Ou seja, ele calcula o número de colaboradores que saíram e entraram na empresa durante um período específico de tempo.

Essa diminuição se dá pela sensação de pertencimento vinda do colaborador, fazendo com que seu vínculo com a contratante se fortaleça.

Um onboarding bem estruturado aumentará o sentimento de pertencimento do colaborador e fortalecerá o elo entre empresa e colaborador.

Um “onboarding aplicado” da forma correta fará com que as pessoas queiram ficar na empresa.

Como deve ser a estrutura do onboarding para aplicá-lo na prática

Para que o programa de onboarding dê certo dentro de uma empresa, ele precisa ser bem estruturado. Abaixo, veja como isso pode ser feito.

Tire todas as dúvidas na contratação

É no momento da contratação que informações como salários, benefícios, dentre outros dados importantes devem ser apresentadas e bem explicados com o objetivo de que tudo dê certo no momento da integração do novo colaborador.

Dica prática: encaminhe por e-mail (ou pelo canal de comunicação oficial da empresa) as informações sobre salário e benefícios, etc.. Agende o primeiro dia de trabalho para uma segunda-feira. Assim, você terá um período ininterrupto de uma semana para investir na "inserção do colaborador" aos valores e à cultura da organização.

Crie um evento para receber o novo colaborador

Faça com que o novo contratado veja que está sendo esperado. Mostre isso a ele deixando tudo planejado para a sua chegada à empresa. Crie um evento de boas-vindas no seu primeiro dia de trabalho.

É importante que a equipe esteja preparada para receber o novo colega. Para isso, é possível enviar um e-mail para o time de modo a apresentar o funcionário que está para chegar.

Dica prática: alguns dias antes da data de início de trabalho do colaborador, mande uma mensagem ou e-mail a ele a fim de demonstrar o sentimento de aguardo e o quanto a empresa está feliz por tê-lo como parte da equipe.

Faça um tour pela empresa e apresente o setor de trabalho

Realizar um tour pela empresa é primordial para o primeiro dia do colaborador. O intuído, ao fazer isso, é gerar um sentimento de familiaridade com a empresa.

Dentro desse processo de integração de recém-admitidos, é necessário considerar não só a companhia, mas também o setor e a equipe com os quais o colaborador trabalhará.

Dica prática: faça a apresentação aos demais funcionários, promovendo a integração da equipe de maneira menos formal.

Em seu primeiro dia, dê a sugestão de um almoço em conjunto para que o novo integrante possa ser apresentado e conhecer todos seus colegas de uma forma mais leve.

Estimule a organização

Forneça ao contratado um cronograma com compromissos e metas para o dia. Assim, a organização ficará evidente para o colaborador como um fator importantíssimo para o seu sucesso nos procedimentos da empresa.

É muito importante que ele se sinta valioso e saiba que várias expectativas giram em torno da sua contratação.

Dica prática: agende uma reunião com toda liderança a fim de passar instruções diretas de comportamentos ao novo funcionário para evitar erros comuns e para que consiga realizar as ações pelas quais é responsável de forma mais assertiva.

Antecipe ocorrências comuns

Em seu primeiro dia na empresa, é muito comum que o novo colaborador tenha muitas dúvidas, por exemplo, sobre os nomes das pessoas, necessidade de algum material complementar, localização dos departamentos, e várias outras coisas básicas.

Dica prática: crie um guia detalhado (documento), que contenha as dúvidas mais comuns no começo do trabalho, além das informações a que ele terá que recorrer até se acostumar à rotina de trabalho. O guia deve ser objetivo e atrativo.

Aplique um treinamento personalizado

Toda companhia e cada setor precisam de conhecimentos básicos específicos para a execução das atividades. Porém, apenas ensinar não é garantia de uma rápida absorção do conteúdo nem de retorno do investimento realizado no processo seletivo. Portanto, a importância da Educação Corporativa com trilha de aprendizagem de forma cíclica e contínua.

Conforme suas experiências prévias, ele poderá ter facilidade ou dificuldade em algumas atividades, que serão identificadas e solucionadas por meio dos treinamentos.

Dica Prática: invista no acompanhamento individual sobre as necessidades do colaborador contratado. Disponibilize capacitação extra em determinadas áreas para eliminar as dificuldades e estimule para que ele seja sincero sobre seus maiores desafios.

Utilize feedbacks constantemente

A melhoria contínua só é possível por meio do feedback. Assim, podemos identificar a existência de contratempos como conflitos entre a equipe, problemas de alinhamento com os valores do negócio, dificuldade na realização das tarefas e demais fatores que possam impedir o desenvolvimento e o interesse do novo funcionário.

Dica prática: reserve um tempo nas primeiras semanas para discutir sobre a contribuição do colaborador e também para o esclarecimento de dúvidas sobre os processos internos, pessoas, cultura organizacional, metas, entre outros assuntos importantes para o desenvolvimento da Companhia.

Considerações

Avalie as ações e elabore um plano de integração personalizado para sua empresa o mais rápido possível.

Com uma abordagem adequada, todos os colaboradores se sentirão integrados e unidos em prol de um objetivo em comum, que é o alcance do sucesso e a expansão da sua empresa.

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Por Antônio Júnior. Especialista em Gestão Estratégica de Negócios e Master Trainer.